残業時間の立証－使用者による労働時間の適正把握義務

法改正による使用者の労働時間把握義務

労働時間の客観的把握が義務付けられた背景

従来は、三六協定で定める時間外労働の時間数については、限度時間が１カ月４５時間、１年３６０時間等と定められていましたが、これら限度基準には強制力はなく、同基準に反しても行政指導をされることはあっても、効力自体は有効と判断されていました。また、臨時的な特別事情がある場合のために年間６か月の範囲内で限度基準を超えた特別の時間外労働時間数を定める特別条項も許容されており、特別条項での時間数については上限の基準化がされていませんでした。

しかしながら、企業における長時間労働や違法残業の蔓延と過労死・過労自殺への労災認定の増加のなかで、長時間労働対策が進められるようになり、社会におけるブラック企業への批判が高まっていきました。そして、大手企業における過労自殺が大きく報道され、当該企業に対する強制捜査と社長の引責辞任がなされるなどの世論の動向を受けて、初めて罰則付きで時間外労働それ自体についての上限が規定されることになり、労働時間の客観的把握が義務付けられました。

労働時間を把握すべき労働者の範囲

労働時間の把握は、高度プロフェッショナル制度の対象者を除くすべての労働者が対象となります。

高度プロフェッショナル制度とは、特定の労働者に対し、労働時間ではなく「成果」で賃金を計算するというものです。

これらに該当しない従業員の場合、裁量労働制の適用者や非正規雇用の従業員も含め、全員に対して労働時間の把握をしなければなりません。

労働時間を客観的に把握する方法

始業・終業時刻の厳密な記録

労働時間を客観的に把握するためには、1日あたりの労働時間だけでなく、労働日ごとの始業時刻や終業時刻を、使用者が確認・記録しなければなりません。そして、始業・終業時刻の確認および記録にあたっては、使用者（実際に労働時間の状況を管理する権限を委譲された者を含みます。）が直接確認したり、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間などによる客観的な記録方法を使用したりする必要があります。

賃金台帳の記入

使用者は従業員ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数を賃金台帳に適正に記入しなければなりません（労働基準法108条及び同法施行規則第54条）。

賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、30万円以下の罰金が科されます（労働基準法１２０条１号）。

労働時間に関する書類の保管

労働基準法１０９条では「使用者は、労働者名簿、賃金台帳および雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。」と規定されています。

「その他労働関係に関する重要な書類」とは、使用者が自ら始業・終業時刻を記録したもの、タイムカードなどの記録、残業命令書およびその報告書、従業員が自ら労働時間を記録した報告書等です。

保存期間にあたる3年間は、「最後の記載がなされた日」を起算点としてカウントされます。

この保管義務を怠った場合も、30万円以下の罰金が科されることになります（労働基準法１２０条１号）。

自己申告制の場合の留意点

以上の客観的な方法による労働時間の把握が難しい場合は、例外的に労働者の自己申告による方法も認めざるを得ません。ただ、自己申告による方法でも、実際に自己申告した内容が認められるためには、非常に多くの説明・確認作業が必要となります。

ですから、できるかぎり、原則的な方法で労働時間を記録することをおすすめします。

労働時間の把握義務における罰則

労働時間の把握義務それ自体に対する罰則はありません。

しかし、残業時間の上限規制については罰則が設けられています。

三六協定で定める残業時間については、その事業場の業務量、残業の同行その他の事情を考慮して通常予見される時間外労働の範囲内において、１カ月につき４５時間、１年につき３６０時間の「限度時間」を超えない時間に限られています（労働基準法３６条３項、４項）。

また、三六協定においては、通常予見できない業務量の大幅な増加等に伴い、臨時的に「限度時間」を超えた時間外労働の必要性がある場合には、特別協定による残業も認められますが、それでも１カ月の残業及び休日労働の時間数は１００時間未満、１年の残業時間数は７２０時間までとされます（労働基準法３６条５項）。

これらに違反すると、法定労働時間（労働基準法３２条１項ないし２項）の違反として罰則規定の適用を受けることになり、６か月以下の懲役または３０万円以下の罰金に処されます（同１１９条１号）。