新型コロナウイルスの流行に備えた就業規則の整備

新型コロナウイルスの流行に備えて、テレワークの導入や、時差出勤の実施を検討する会社が増えています。また、従業員から陽性者や濃厚接触者が出てしまった場合の対応など、会社が就業規則で手当しなければならない事項はあるのでしょうか。新型コロナウイルス関連の助成金とあわせて、説明したいと思います。

新型コロナウイルスの流行に伴う就業規則の整備

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、会社は、従業員の働き方を大きく変更せざるを得ない場合が多いと思います。従業員の働き方を規定する就業規則上の各種条件は、労働条件として法的な保護を受けていますが、会社は、これに対してどのように取り組んでいくべきでしょう。

企業が就業規則を見直す必要性

労働契約締結時に合理的な内容の就業規則が労働者に周知されていた場合、労働契約の内容は、その就業規則の定めどおりに決定されます。 このように就業規則は、既に労働契約の内容として法的な保護を受けているので、会社は、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、従業員の働き方等を変更したい場合、就業規則を見直して、どのような変更を加えるべきかを検討しなければなりません。

新型コロナウイルス流行に伴い、勤務形態を変更する場合

新型コロナウイルスの感染抑止のためには、不要不急の外出を避けたり、人との接触を避けて、口腔内からの飛沫が飛散しないよう防止したり、各種の措置を講じることが効果的であるとされます。そのため、会社は、新型コロナウイルスの感染抑止のために、従業員の勤務形態そのものを一時的に変更して、抜本的な対応等していくことが考えられますが、具体的にはどのようにしていくべきなのでしょうか。

テレワークの導入

例えば、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、従業員同士の接触を避けるためにも、業務内容として可能であれば、従業員各自の自宅等での勤務、テレワークの導入を検討する会社も増えているかと思います。この場合、会社は、どのような準備をするべきなのでしょうか。

テレワークの導入には就業規則の規程が必要か？

新型コロナウイルス流行に伴い、新たにテレワークを導入する場合、勤務場所や労働時間といった各種労働条件が変更されることになるので、就業規則の規程を設けて対応しなければならない場合がでてきます。就業規則の規程を設ける場合、就業規則本体にテレワークの章を設けて規定しても、新たに「テレワーク勤務規程」として個別の規程を設けても、どちらでも構いません。

テレワーク規程の内容

「テレワーク勤務規程」として個別の規程を設ける場合、以下の内容を具体的に規定することになるでしょう。

• ・会社が従業員に在宅勤務を命じることに関する規定
• ・在宅勤務の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規定
• ・通信費の負担に関する規定
• ・資料の持ち帰りや、漏洩防止のための情報管理のための規定
• ・人事評価制度を新設あるいは改定する規定
• ・通勤手当を変更するための規定や、在宅勤務手当を新設するための規定
• ・OJTの機会が少なくなる等のことから、在宅勤務者に特別の教育・研修を実施するための規定

時差出勤の実施

また，新型コロナウイルスの感染抑止のために、テレワーク導入だけでなく、通勤者が密集する電車の時間帯を避けて、従業員を時間的に分散させて通勤させる“時差出勤”を取り入れる会社も増えています。 この時差出勤を取り入れる場合、就業規則の規程はどうすればよいのでしょうか。

始業及び終業時刻が変わる場合は就業規則の変更も必要

時差出勤を取り入れた結果として、各従業員の出社時間が変わると、一日あたりの労働時間を労基法上の枠内に収める調整のため、各従業員の始業及び終業時刻も変更されることになると思います。 そうすると、労働条件の一部である労働時間に変更を加えることになるので、就業規則の変更も必要になります。

就業規則に基づく出勤停止命令について

従業員が新型コロナウイルスの陽性者や，陽性者の濃厚接触者と認定され、PCR検査等を受けなければならなくなった場合、あるいは、風邪の症状が出ており新型コロナウイルスへの感染が疑われる場合、会社としては、従業員に対して自宅待機等をするよう、出勤停止（自宅待機）を求めることになるでしょう。 これらの場合、会社は、予め就業規則においてどのような規定を設けておくべきなのでしょうか。

出勤停止に関して定めておくべき事項

会社は、職場環境と従業員に関して安全配慮義務を負っており、かつ、職場の秩序維持権限を有するため、新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、会社は、従業員に対して出勤停止（自宅待機）命令を出さなければならないでしょう。この場合、会社は、就業規則上，出勤停止（自宅待機）を求めることができる旨を規定しておくべきです。
ただし、出勤停止（自宅待機）命令の期間中、業務に従事できなくなった従業員に対して、賃金や休業手当を給付する必要があるかは別問題だということには注意が必要です。

新型コロナウイルスで休業する場合

例えば、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、会社の売り上げが大幅に落ち込んだ場合や、新型コロナウイルスの陽性者が出た場合、会社は、事業を休業等することが考えられます。このとき、会社は、従業員に対する休業手当等をどのように支給すべきなのでしょうか。

休業手当の支払い義務と就業規則の規程

労働基準法26条では、使用者の責に帰すべき事由による休業の場合には、使用者は、休業期間中の休業手当（平均賃金の100分の60以上）を支払わなければならないとされています。 一方、不可抗力による休業の場合は、使用者の責に帰すべき事由にあたらないため、休業手当の支払義務はありません。
しかし、ここでいう「不可抗力」とは、①その原因が事業の外部より発生した事故であること、②事業主が通常の経営者として最大の注意を尽くしてもなお避けることのできない事故であること、という2つの要件を満たすものでなければならないと解されており、新型コロナウイルスの感染が確認されている従業員（陽性反応者）を休業させる場合しか、不可抗力にあたらないとされます。
そのため、会社が予防的に、陽性者の濃厚接触者と認定され、PCR検査等を受けなければならなくなった従業員や、風邪の症状が出ており新型コロナウイルスへの感染が疑われる従業員を、自宅等待機させる場合には、期間中の休業手当を支払わなければなりません。

就業規則の変更手続き

では、就業規則の変更は、具体的にどのような手順で行えばよいのでしょうか。
まず、会社は、就業規則（案）を作成した後、就業規則の変更について、会社内に従業員の過半数を占める労働組合があるときにはその労働組合、それがないときには従業員の過半数を代表する者の意見を聴取しなければなりません。
なお、そこで聴取される意見は、必ずしも賛成意見である必要はなく、反対意見であっても差し支えありません。
意見聴取の後は、就業規則を所轄の労働基準監督署に届け出た後、それぞれの事業場ごとに従業員に周知することになります。

就業規則の不利益変更について

就業規則に新型コロナウイルスの流行に備えた各種規定を設けた結果として、従業員の労働条件が不利益に変更される場合、本来であれば、会社と従業員との間の合意が必要となります。
しかし、変更後の就業規則を労働者に周知させたうえで、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉の状況等の事情に照らして合理的なものであるときは、就業規則の不利益変更が有効になるので、個別の従業員との合意なしに労働条件の不利益変更が可能になります。

新型コロナウイルスによる減給は不利益変更となるか？

賃金は、労働条件ですので、会社が従業員との合意なく一方的に減額できず、就業規則の不利益変更が法的に有効である必要があります。

新型コロナウイルス関連の助成金と就業規則

新型コロナウイルス関連の対策を講じる個人事業主や会社には、該当する就業規則を作成したり、内容を変更したりすることで支給が認められる、助成金を受けられるかもしれません。
但し、各助成金については、事業実施期間の制限や申請の期限が設けられているので、注意が必要です。

支給条件に「就業規則の作成・変更」が含まれる助成金

支給条件に「就業規則の作成・変更」が含まれる助成金としては、例えば、新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを新規で導入する中小企業事業主を対象とした「働き方改革推進支援助成金（新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース）」があげられます。
また、「就業規則の作成・変更」それ自体は要件ではありませんが、労使間の協定に基づき休業などを実施し、休業手当を支払っていることを要件とする助成金としては、「雇用調整助成金（特例措置）」や「緊急雇用安定助成金」があげられます。