ハラスメント発生時の内部調査の方法｜流れやポイントを弁護士が解説

令和４年４月からすべての企業に義務化されたハラスメントへの防止対策の一つに、ハラスメントの内部調査があります。
これにより、会社は、ハラスメントが社内で発生した場合、適切かつ迅速に事実関係を調査する必要があります。
ここで調査方法の手順や手法の選択を誤ると、事業主の法的責任にもつながりかねませんので注意が必要です。

以下では、ハラスメントの内部調査の概要、調査方法の流れやポイントを詳しく解説していきます。

ハラスメントの内部調査とは

内部調査とは、社内でハラスメント被害の報告を受けた場合に、ハラスメントの事実関係を調査することをいいます。

令和４年４月より、中小企業や大企業の種別を問わず、パワハラ・セクハラ・マタハラの防止対策を採るべき義務が課せられました。その義務の一つに、内部調査が含まれています。

仮に、ハラスメント被害の報告を会社が受けたにもかかわらず、適切な調査義務が果たされなかった場合には、行政指導の対象になるうえ、職場環境配慮義務違反などの契約上の義務違反や、使用者責任などの不法行為責任を負う可能性があるため注意が必要です。

内部調査を行う目的

ハラスメントの内部調査を行う目的としては、以下のものがあげられます。

①ハラスメントの事実の有無、程度を正確に確認するため
②加害者に対する懲戒処分の必要性を検討するため
③ハラスメントの原因を究明し、再発防止策を講じるため
④適切な人事上の措置を講じるため

内部調査は誰が行うのか？

直属の上司や同僚による調査の場合、調査の中立性が担保されにくく、正確な事実の把握が難しくなるため、内部調査は、複数人から構成される調査委員会を社内に設け、調査委員会が行うことが一般的です。

また、社内の従業員のみによる調査では信頼性に疑義が生じる可能性があるため、外部の弁護士や社労士などを活用することが推奨されます。

ハラスメントの内部調査の流れ

ハラスメントの内部調査は、主に手順で行われます。

①被害者の意向確認
②緊急措置の検討
③当事者・関係者からのヒアリング
④ハラスメントの有無についての事実認定
⑤調査結果の通知
⑥調査報告書の作成

以下詳しく解説します。

①被害者の意向確認

被害者より、会社がハラスメント相談を受けた場合、会社としては、まず被害者に調査の意向を確認することが不可欠です。会社としては、職場環境維持の観点からハラスメントの事実を適切に確認する必要がありますが、被害者が頑なに調査を拒否する場合にも調査を強行することは、企業内秩序の保持という観点からも好ましいものではなく、その場合は、調査を諦めざるをえないでしょう。

この場合には、特定のハラスメント行為の調査という名目ではなく、全社向けにハラスメント禁止の注意喚起を行ったり、ハラスメント防止研修を実施するなど、間接的に将来のハラスメント行為を抑止するという方法を採ることが考えられます。
被害者が、ハラスメントの調査を希望する場合には②以降の措置をとることになります。

②緊急措置の検討

内部調査を始めてから、ハラスメントの有無等の事実認定をするまでには相当の時間を要します。

事実調査が確定するまでの間の、被害者の就業環境を適切なものに保全するため、以下のような暫定的な措置を検討する必要があります。

被害者への報復の禁止
ハラスメントの事実が確からしい場合には、ハラスメント被害の報告に対して、加害者より危害が加えられないよう、被害者への報復の禁止を約束させるなどの措置をとる場合があります。
そのような約束があるにもかかわらず、被害者への報復などの事実が追加的に判明した場合には、懲戒処分等を検討する必要があるでしょう。

・被害者と加害者の隔離(配置転換、自宅待機命令)
ハラスメントの被害をこれ以上拡大させないために、当事者を自宅待機させたり、配置転換を検討するなどして、被害者及び加害者を物理的に引き離す必要があります。
ただし、自宅待機を命じる場合には、業務命令としての一時的な自宅待機に該当するため、自宅待機前と同等の賃金を支払う必要がある点には注意が必要です。

③当事者・関係者からのヒアリング

内部調査の方法としては、まずは当事者・当事者の関係者から詳しいヒアリングを行い、適切な事実の把握を行う必要があります。

ヒアリングは、①被害者、②加害者、③関係者の順に行うことが好ましいでしょう。

ヒアリングをする際には、後から内容を確認できるよう、録音をしたり、議事録を作成しておく必要があります。録音をする際には、後に「言った・言わない」の紛争が生じないようにするためであることや、録音内容は本件調査以外の目的で使用しないことなどを十分に説明しておくと後のトラブルを回避することが可能です。

被害者からのヒアリング

被害者からヒアリングを行う場合の注意点について解説します。
被害者は、ハラスメントを受けた当事者ですので、心身ともに疲弊しており、ハラスメントの相談をしたことによりこの先不利益が生じないか不安に感じていることが考えられます。

そのような不安を払しょくするため、相談を受ける担当者は、ハラスメントの相談をしたことで不利益に扱われることはないこと、相談に際してのプライバシーは保護されることなどを説明し手上げる必要があります。

被害者からは、いつ、どこで、何を、どのようにされたのかなど５W１Hに基づいた事実関係を確認します。ヒアリングの際は、本人が話しにくい状況にならないよう、複数や同性の方を同席させるなど配慮するとなお良いでしょう。

具体的には、以下のような内容をヒアリングします。
・被害者が受けたハラスメント行為の内容
・日時
・場所
・行為に至るまでの経緯　など

これらの事実をヒアリングし、議事録にまとめ、ヒアリングした当事者の署名をもらいます。

加害者からのヒアリング

加害者からのヒアリングの注意点を解説します。
まず、加害者へのヒアリングは、被害者からの承諾を得てから行いましょう。
加害者本人は、ハラスメントへの自覚がないまま行為に及んでいる可能性があるため、まずは、中立な立場から、事実の確認を行い、加害者の意見を確認します。

具体的には、以下の内容を確認します。

【ヒアリング項目】
・行為の事実があったかどうか
・行為の経緯や意図
・被害者と加害者の事件以前・以後の関係　など

加害者が、ハラスメントの行為を認めない場合や、そもそもヒアリングに協力しないような場合には、その旨も議事録として残し、可能であれば加害者の署名をもらいます。

目撃者や関係者からのヒアリング

被害者と加害者の言い分が食い違っている場合には第三者に事実の確認をする必要があります。
この場合も、必ず、被害者及び加害者の承諾を得てから行いましょう。

第三者からは、被害者及び加害者のいずれの主張が正しいのかというものではなく、第三者からみて、被害者及び加害者の間にどのような行動の事実があったかを確認することが重要です。

また、匿名で回答できるアンケート調査を部署内の従業員全員に行うことも有効です。

④ハラスメントの有無についての事実認定

ヒアリングが終了したら、ヒアリング結果やその他客観的な証拠に基づき、ハラスメントの有無を判断します。
この際には、被害者と加害者の言い分が食い違うことが多く、いずれの主張が正しいのか判断することが困難な場合があります。

主張の信用性の基準としては、
・主張が具体的、かつ、一貫しているか
・主張がその他客観的な証拠と矛盾していないか
・虚偽の主張を行う動機がないか
などの要素が考えられますが、判断に迷った場合には、専門の弁護士に相談することを推奨します。

⑤調査結果の通知

ハラスメントの調査結果が出た際には、まずは当事者双方に対し、調査内容や認定した結果を通知します。
そのうえで、双方当事者に対し、以下の措置を採ることが考えられます。

【ハラスメントに該当した場合の対応】
・被害者への対応
被害者・加害者の引き離し（執務場所の変更、配置転換など）
定期的な面談や産業医等による検診など

・加害者への対応(懲戒処分)
問題行為に対する懲戒処分や配置転換など

【ハラスメントに該当しなかった場合の対応】
・被害者への対応
ハラスメントに該当しなかったことの十分な説明
場合によっては、就業場所の引き離し、配置転換など

・加害者への対応
問題に該当しうるような行為をしないよう指導
場合によっては、就業場所の引き離し、配置転換など

⑥調査報告書の作成

調査報告書とは、前記ヒアリングなどによる内部調査結果についてまとめた書面をいいます。
調査報告書を作成する目的は、以下のとおりです。
・企業の諮問委員会や取締役会等への報告
・加害者から処分が不当として訴えられた際の証拠
・再発防止策を考えるための資料

ハラスメントの内部調査における弁護士の役割

内部調査は、会社のみで実施することは可能です。
しかし、以下の理由から、内部調査は、弁護士に依頼することが推奨されます。

【弁護士に依頼するメリット】
・中立な立場での調査が可能
・事実認定や証拠収集のノウハウがある
・調査を迅速に進められる
・労働審判や訴訟になった場合にも対応できる

弁護士が作成する「意見書」の効果

「意見書」とは、内部調査の結果からいかなる事実を認定できるか、同行為がハラスメント行為に該当するか否か、認定された事実に対し、会社がどのように対応すべきかなどを記載した書面です。

ハラスメント問題においては、調査の結果をもとに会社が行った措置に対し、当事者が不満をもつことがあります。そして、調査が不適切であった場合には、会社が法的な責任を負うことになります。

ここで、ハラスメント問題に精通した弁護士が作成した意見書が存在していれば、後に訴訟等に発展した場合に、調査の適切性を担保することが可能になります。

ハラスメントの内部調査を適切に行うためのポイント

内部調査を適切に行うためには、以下の要素が重要です。

①中立的な立場での調査
②プライバシーの保護
③守秘義務の徹底
④客観的な証拠の収集

中立な立場での調査

内部調査を担当する従業員は、先入観や偏見を持たず公平な視点で調査すべきです。
当事者のいずれかに偏った見方をしてしまうと、適切な事実関係の調査が困難となります。
ヒアリングは、あくまで事実関係の確認をするものであり、処分の判断を行うものではないことに留意する必要があります。

プライバシーの保護

ハラスメントの内部調査を行う場合、当事者のプライバシーに関する情報が多く含まれた事実を扱う必要があります。そのため、被害者・加害者ともにプライバシーに配慮して内部調査を行うべきでしょう。

特に、ヒアリングの際は、「第三者から見えない場所、聞こえない場所」で行うことが望ましいといえます。当事者以外の者を調査する際は、ハラスメントの詳細については知らせないよう配慮し、プライバシーを保護します。

守秘義務の徹底

ハラスメントの内部調査を行う場合、当事者のプライバシーに関する情報が多く含まれた事実を扱う必要があります。当事者には、外部へ口外しないよう約束させるべきでしょう。
特に、第三者へのヒアリングは、ハラスメント問題が外部に漏れやすくなるため、注意が必要です。

情報が漏れた場合、被害者の職場での立場をさらに追い込んでしまう事態になりかねないため、守秘義務に関する誓約書等を準備する事も検討すべきでしょう。

客観的な証拠の収集

ヒアリングは、あくまで当事者や第三者の供述になるため、適切な事実認定のためには、客観的な証拠の収集が必要となります。
証言の信頼性を担保するためにも、客観的証拠と証言を照らし合わせましょう。

【証拠の具体例】
・家族や友人の日記やメモ
・当事者間のLINE、メール、手紙
・録音・録画データ
・写真
・診断書
・SNSへの投稿　など

慎重かつ迅速な対応

ハラスメント調査は、慎重に行う必要がありますが、慎重になるあまりに対処が遅れてしまうと、事態がより深刻になってしまう可能性があります。
ハラスメント調査に時間がかかると、関係者の口裏合わせや証拠隠滅の可能性があります。
素早く対応するためにも、調査マニュアルやヒアリングシートなどをあらかじめ作成しておくことも有用です。

ハラスメントの内部調査を公正に行うために、法律の専門家である弁護士がサポートいたします。

ハラスメント発生時には、内部調査が非常に重要となります。
中立かつ客観的な調査を迅速に行うことは、後のトラブルをあらかじめ防止するとともに、ハラスメント問題に対する適切な対処を可能とします。
ハラスメント問題に精通した弁護士が調査に介入することにより、適切な対応やアドバイスが可能です。

ハラスメント調査について疑問が生じた際には、ぜひ一度弁護士にお問い合わせください。